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New Work – Moderne Arbeitsmodelle in der Praxis

Desk Sharing, Home-Office, und digitales Nomadentum. Die Digitalisierung der Welt macht auch vor Veränderungen am Arbeitsplatz keinen Halt. Dabei bringt der digitale Wandel neue Beschäftigungsmodelle für modernes und oftmals digitales Arbeiten mit sich. Im Rahmen der technischen Möglichkeiten entwickeln sich agile Arbeitsmethoden und neue Disziplinen, die es zu meistern gilt.

Arbeitsmodelle wie das Gleitzeitmodel, bei welchem Arbeitnehmer Gestaltungsspielraum bei der Festlegung Ihrer Anwesenheitszeiten im Unternehmen haben, gehören bereits seit längerem zu den Vorzügen innerhalb einiger Berufsfelder. Denn die Einteilung der Arbeitszeiten innerhalb eines definierten Zeitrahmens bietet den Mitarbeiter/Innen mehr Flexibilität und reduziert die Fehlzeiten, da die Beschäftigten private Termine und berufliche Meetings besser koordinieren können.

Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie gehört auch die reine Präsenzkultur am Arbeitsplatz der Vergangenheit an. Die Umstellung der Unternehmen auf Remote Work erfolgte in vielen Branchen angesichts der zuvor herrschenden Gegenstimmen erstaunlich unkompliziert. Mittlerweile wirken feste Arbeitszeiten und -orte für viele Arbeitnehmer unattraktiv und sorgen für Unzufriedenheit.

Virtuelle Vorstellungsgespräche – Remote rekrutieren

Die Digitalisierung der Arbeitswelt sorgt ebenfalls für neue Disziplinen für die HR-Abteilung eines Unternehmens. Diese ist nun zunehmend mit der Möglichkeit oder Notwendigkeit online-gestützter Bewerbungsverfahren konfrontiert. Diese digitalen Vorstellungsgespräche eröffnen neue Möglichkeiten in der Suche von qualifiziertem Fachpersonal. Jedoch sind die virtuellen Bewerbungsgespräche im digitalen Raum im Vergleich zum analogen Verfahren nicht selten für beide Parteien immer noch ungewohntes Terrain: Kein Händeschütteln, keinen ersten Eindruck von den Büroräumlichkeiten und zukünftigen Kolleg/Innen.

Obwohl weiter vom Standort der Firma wohnhafte Bewerber keine weite Anreise mehr auf sich nehmen müssen und Personalverantwortliche aus einem viel größeren Kreis potenzieller Mitarbeiter wählen können, wird die Zukunft zeigen, ob das digitale Videointerview nur eine kurzweilige Lösung in Zeiten von Corona ist oder sich eine neue Normalität des Bewerbungsverfahrens etablieren wird.

Hybride Arbeitsmodelle für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag

Der Wegfall von Arbeitsweg und Fahrkosten, das mit einhergehende Zeitersparnis und eine geringere Umweltbelastung sprechen für die Ausübung der beruflichen Tätigkeiten in den eigenen vier Wänden.

Da bei einer reiner Home-Office Regelung der zwischenmenschliche Austausch nur in festgelegten Meetings oder in einer projektbezogenen Kommunikation stattfindet, bleibt der informelle Austausch unter Kolleg/Innen in der digitalen Zusammenarbeit oftmals auf der Strecke.

Das hybride Arbeitsmodell vereint die Vorteile von Home-Office mit den Vorteilen eines Büroarbeitstages. Durch flexible Bürokonzepte lässt sich der Grundstein für eine dauerhaft erfolgreiche hybride Arbeitsweise setzen. Dieser gemeinsame Treffpunkt in Form eines Open Desk Büros mit frei wählbaren Arbeitsplätzen stärkt den Zusammenhalt im Team und bietet die perfekten Voraussetzungen für ein flexibles Arbeiten in wechselnden Teams und Projekten.

 

Jedoch hält die digitale Arbeitsumgebung nicht nur Vorteile für die Arbeitnehmer bereit, sondern lassen sich auch positive Auswirkungen auf Arbeitgeberseite verzeichnen. Denn die vorwiegend digitale Arbeitsumgebung und die Nutzung einer flexiblen Bürogestaltung steigern die Arbeitgeberattraktivität durch zeitliche und örtliche Flexibilität. Durch die vermehrte Verlagerung des Arbeitsmarkts in urbane Regionen besteht durch hybride Arbeitsmodelle die Möglichkeit, Büroflächen zu reduzieren und somit Kosten für das Unternehmen einzusparen. Die eingesparten Kosten können idealerweise zur Weiterbildung der Mitarbeiter/Innen sowie zur Verbesserung des hybriden Set-Ups und einer effizienteren Arbeitsweise in Kombination mit „remote work“ genutzt werden.

Das A und O für eine erfolgreiche Umsetzung des hybriden Arbeitsmodells ist die entsprechende Digitalisierung des Unternehmens und die Festigung bzw. der Ausbau der Digitalkompetenzen der Mitarbeiter/Innen sowie eine zielführende Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Ein hohes Maß an Selbstorganisation und Kommunikation vor allem in virtuellen Netzwerken aller Beteiligten sind erforderliche Gegebenheiten für eine moderne Arbeitswelt. Gerade, wenn durch die Remote Möglichkeiten der Gang ins Büro, als physische Anlaufstelle eher zur Ausnahme als zur Regel wird, ist ein gewisses Maß an Eigenverantwortung und Selbstmanagement im Team unverzichtbar. Wer jedoch früh genug anfängt, agile Arbeitsmodelle zu etablieren, wird sich und seinen Mitarbeiter/Innen nicht nur die grundlegenden Kompetenzen für eine zukünftig vermehrt digital transformierte Wirtschaft aneignen, sondern dem eigenen Unternehmen im besten Fall einen Wettbewerbsvorteil verschaffen

Herausforderungen der Arbeitswelt im digitalen Wandel

Mit den Vorteilen des digitalen und ortsunabhängigen Arbeitens steigen auch die Komplexität und die Anforderungen an das Arbeitsumfeld und die Mitarbeiter/Innen. Denn es erfordert nicht nur eine stabile IT-Infrastruktur, welche die Herausforderungen der zukunftsorientierten Arbeitsprozesse trägt, sondern ebenfalls eine hohe digitale Basiskompetenz der Mitarbeiter/Innen.

Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für System- und Innovationsforschung bedarf es neben der digitalen Grundkompetenz und branchenbezogenem Fach- und Erfahrungswissen auch Kompetenzen für Kollaboration und Vernetzung sowie Selbstorganisation und -management. Somit werden in Hinblick auf die Zukunft auch für Arbeitnehmer zudem unternehmerisches Denken sowie die Fähigkeit der Selbstorganisation und Weiterbildung immer wichtiger werden.

Die erhöhten Anforderungen an Steuerungs- und Kontrollfähigkeiten sowie die benötigte Kommunikations- und Problemlösungsgabe kann bei einigen Mitarbeiter/Innen, welche den klassischen Führungsstil gewohnt sind, zu Überforderung führen. Daher ist es wichtig das New Work Konzept kontinuierlich an die Leistungsbereitschaft und Anforderungen des eigenen Unternehmens anzupassen. Im Vergleich dazu kann eine langsame Heranführung an die agile Arbeitsmethode zu Erfolgserlebnissen auf Seiten des Arbeitsteams und des Managements führen. Denn „dadurch werden Kapazitäten freigesetzt, die sich anderweitig nutzen lassen, und ermöglicht, neue Produktivitätsniveaus und -qualitäten zu erreichen.“

Eine weitere Problematik, die mit einem erhöhten Maß an Zeit- und Selbstmanagement einhergeht, ist die Gefahr von Überstunden, das Gefühl, rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen, sowie die fehlende räumliche Trennung von Berufs- und Privatleben für die Mitarbeiter/Innen.

Hierfür kann es sinnvoll sein, ein Tool zur transparenten Dokumentation der Leistungen zu nutzen, um die eigene Effizienz auf den Prüfstand zu stellen sowie Prozess- und Selbstoptimierungspotenziale abzuleiten.

Außerdem müssen die technischen Voraussetzungen wie die Verfügbarkeit von modernen Endgeräten und ein stabiler Internetzugang gegeben sein, um die Vorteile der Digitalisierung und Vernetzung nutzen zu können. Denn ist der Zugang zu digitalen Informationen und Wissen nicht ausreichend gegeben, besteht die Gefahr, dass die ungleiche Verteilung von Teilhabechancen durch Digitalisierung weiter verstärkt wird.

Den Mitarbeitenden das entsprechende Arbeitsequipment zur Verfügung zu stellen sowie einen technischen Support durch eine interne IT-Abteilung oder externe Fernwartung sollte Voraussetzung für einen reibungsfreien Arbeitsablauf im Unternehmen sein. Zudem können durch ausführliches Onboarding oder interne Schulungen die Hürde des Einstiegs in die digitale Arbeitswelt reduziert werden und eine Chancengleichheit für Mitarbeiter unterschiedlichen Wissensstand geschaffen werden.

Technikproblemen, fehlendem Vor-Ort-Austausch mit Kollegen, verzögerten Entscheidungen und mangelnder Trennung von Privat- und Arbeitsleben stellen die größten Herausforderungen der Arbeitswelt im digitalen Wandel dar

Umsetzung von New Work bei adojo

Das New Work Mindset gehört bei adojo längst zur Unternehmenskultur und wird im Alltag vor allem durch digitales und ortsunabhängiges Arbeiten umgesetzt. Dank unserer IT-Infrastruktur ist die Basis für örtlich flexibles Arbeiten bereits seit langem vorhanden. Insbesondere die Branche des Online-Marketings bietet mit digitalen Arbeitsprozessen die optimalen Bedingungen für die Integration und Umsetzung einer zeit- und ortsunabhängigen Arbeitsgestaltung.

Home-Office und Co-Working Space

Mit einer großzügigen Home-Office Regelung bleiben unseren Mitarbeiter/Innen lange Arbeitswege im Berufsverkehr erspart. Hinzu kommt ein flexibles Arbeitszeitmodell, welches die individuellen Vorlieben und Arbeitsweisen der Mitarbeiter/Innen entgegenkommt: Ob früher Vogel oder Nachteule.

Damit trotz unterschiedlicher Arbeitszeiten agiles Projektmanagement für Account Manager und Kolleg/Innen sowie abteilungsübergreifendes Teamwork möglich bleibt, wurde eine feste Kernarbeitszeit von 10 Uhr bis 15 Uhr festgelegt. Hiervon kann jedoch in seltenen Ausnahmefällen und bei Verträgen unter 30h abgewichen werden, solange dies im Team kommuniziert wird.

Wer jedoch zu Hause aufgrund lauter Nachbarn, einer Baustelle vor der Haustüre oder ungeeigneter Räumlichkeiten nicht zum konzentrierten Arbeiten kommt, darf gerne jederzeit seine eigenen Vier Wände gegen einen Platz im Großraumbüro, im kleinen Teambüro oder im Konferenzraum tauschen. Mit unserem Shared Office wurde ein Workspace mit flexiblen Arbeitsplätzen für konzentriertes Arbeiten und einen kreativen Austausch geschaffen. So hat jeder die Möglichkeit, seine Schreibecke daheim gegen einen fixen Schreibtisch oder einen flexiblen Platz im Gemeinschaftsbüro zu tauschen.

Denn während unsere Redakteurin Alexandra es für die Content-Erstellung gerne mucksmäuschenstill hat, finden die besten Brainstorming Meetings für das adojo Eigenmarketing oftmals mit Whiteboard, Snacks und / oder Pizza im Konferenzraum des Büros statt. Die Symbiose zwischen dem gemeinschaftlichen Arbeiten vor Ort im Büro und Remote erfüllt die Vorstellung Teammitglieder zur ausgeglichenen Work-Life Balance und ermöglicht nicht nur eine effiziente Zusammenarbeit, sondern schafft auch eine fundierte Basis zur bestmöglichen Potenzialentfaltung der einzelnen Mitarbeiter/Innen.

Die gewonnene Freiheit, sich die Arbeitszeiten und den Arbeitsplatz selbst auszusuchen, bietet gerade für Mitarbeiter/Innen mit Familie oder kleinen Kindern eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Arbeitsleben. Jedoch profitieren nicht nur Eltern mit Kindern von einer besseren Work Life Balance!

 

New Leadership

Durch individualisierbare Arbeitstagabläufe entstehen effizientere Arbeitsweisen und mehr Möglichkeiten zur freien Gestaltung des Alltags. Grundstein dafür bildet eine solide Vertrauenskultur im Unternehmen. Die flache Hierarchiestruktur unterstützt zudem, dass die Mitarbeiter/Innen in unternehmerische Entscheidungen involviert werden. Denn das New Work Konzept basiert auf der Freiheit der Mitarbeiter/Innen, Entscheidungen in der Gestaltung ihres Arbeitstages selbst treffen zu dürfen und Mitspracherecht im Zusammenhang mit unternehmensinternen Entscheidungen zu bekommen. Der hierfür notwendige Führungsstil der Geschäftsleitung muss daher mit dem zukunftsorientierten Umdenken des New Work Konzeptes übereinstimmen. Klassische Führungsstile mit strengen Auflagen und kaum Handlungsspielraum für das selbstständige Arbeiten sind in diesem Konzept nur hinderlich und hemmen den kreativen Prozess.

Wieso sollte New Work im Unternehmen umgesetzt werden?

Nicht nur der Arbeitnehmer profitiert von den Entscheidungsmöglichkeiten innerhalb eines Unternehmens. Auch der Arbeitgeber kann bei korrekter Umsetzung mit einigen Vorteilen rechnen:

Miteinbeziehung der Mitarbeiter/Innen in Entscheidungen führt zu neuen Impulsen und zur Förderung innovativer Ideen.

Der Arbeitsmarkt ist hart umkämpft und Fachkräfte Mangelware. Unternehmen mit New Work Ansätzen wirken durch ein attraktiveres Arbeitsumfeld einem Fachkräftemangel entgegen.

Mindset-Change: Mitarbeiter/Innen rücken in den Fokus. Gesundheit, Work-Life-Balance und effizientes Arbeiten schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern können beidseits gesteigert werden.

Zukunftsfähigkeit: New Work Konzepte schaffen Raum für kreative Ansätze, Innovationsfähigkeit und die Möglichkeit einer Produktivitätssteigerung.

Eine aktuelle Studie von Statista in Kollaboration mit Slack hat ergeben, dass 69 Prozent der Büroarbeiterinnen und Büroarbeiter in Zukunft hybrid oder komplett remote arbeiten wollen. Über die Hälfte der Befragten gibt an, dass ihnen das Arbeiten zu flexiblen selbst eingeteilten Zeiten wichtig ist. Für 76% der Befragten sei die bessere Work-Life Balance der Hauptgrund für die Umsetzung flexibler Arbeitsmodelle.

In einem XING Artikel zum Thema Home Office heißt es “Mitarbeitenden, die ihre Arbeit wirklich zeitlich und örtlich selbstständig gestalten können, sind nachweislich motivierter, engagieren sich mehr, können für gewisse Aufgaben viel fokussierter arbeiten, sparen Reiseweg und können ihren Beruf besser mit anderen Lebensbereichen vereinbaren. Unternehmen und Institutionen, die das ermöglichen, haben dadurch einen klaren Nutzen: Sie gewinnen an Produktivität, optimieren Ressourcen und werden zu einem attraktiven Arbeitgeber. Als solcher können sie besser gute, diverse Arbeitskräfte rekrutieren und an sich binden.”

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das New Work Konzept die Entwicklung eines Unternehmens und die einhergehende Attraktivität am Arbeitsmarkt maßgeblich verbessern kann. Dies stellt somit bei richtiger Umsetzung eine Win-Win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer dar.

Quellen:

https://www.isi.fraunhofer.de/content/dam/isi/dokumente/ccv/2016/Vodafone_Stiftung_Fraunhofer-Foresight-Studie.pdf

https://t3n.de/news/studie-slack-statista-deutsche-1392177/

https://www.xing.com/news/articles/home-office-wie-weiter-nach-corona-3195986

https://www.haufe-akademie.de/new-work

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